الخصائص الوظيفية التقنية الإلزامية للمرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

يبدأ تطبيق المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية اعتبارًا من الرابع من ديسمبر لعام 2021، وتُطبق على كل المُقيمين الخاضعين للضريبة. يحتاج الخاضعين للضريبة إلى إصدار ومعالجة وتخزين الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها بموجب لوائح الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

وفقًا للدليل الإرشادي الأخير الذي قدمته هيئة الضريبة والزكاة والجمارك، هناك  بعض المُتطلبات التقنية الإلزامية التي يجب أن يتوافق معها الحل التقني للفاتورة الإلكترونية، وهي:

أنواع الفواتير والإشعارات

يجب أن يتمكن الحل التقني من إصدار الفاتورة الضريبية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها وفقًا للفقرة (5) من المادة (53) من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المُضافة. وينبغي أن يتمكن أيضًا من إصدار الفواتير الضريبية المُبسّطة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها وفقًا للفقرة (8) من المادة (53) من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المُضافة.

صيغة الفاتورة وإشعار الدائن أو المدين

لا يوجد مُتطلبات باتباع صيغة مُحددة طالما أن البيانات المطلوبة تتوافر في الفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها.

شكل الفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين

تتمثل الحقول التي سيتم تضمينها في كل نوع من الفواتير الإلكترونية في ثلاثة مستويات من الالتزام. وفيما يلي هذه الالتزامات: 

1. الحقول الإلزامية: من الضروري تضمينها في الفاتورة الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها مع بياناتها في كل الأوقات.
2. الحقول الشرطية: من الضروري تضمينها في الفاتورة الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها إذا تم استيفاء الشروط المُحددة ويمكن استبعادها إذا لم تتوافر تلك الشروط. ينبغي أن تتوافق الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها مع القواعد التجارية المُخصصة للحقول الشرطية.  
3. الحقول الاختيارية: ليس إلزاميًا تضمينها في الفاتورة الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها. ومع ذلك، يجب أن تتوافر في الفاتورة الإلكترونية التي يصدرها الحل التقني لإعطاء الشخص الخاضع للضريبة الخيار لملئها. 

وبالتالي، تحتاج الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها تضمين الحقول المذكورة أعلاه. وبغض النظر، يجب التأكد  من أن الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها تشتمل على الختم الزمني.

معالجة وأمن البيانات

1. يجب أن يشتمل الحل التقني المُطابق للمواصفات والمُتطلبات على الخصائص التقنية التي تُمّكن الشخص الخاضع للضريبة من حفظ أو تصدير الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها إلى أرشيف محلي دون الاتصال بالإنترنت.
2. بالنسبة للفواتير الضريبية المُبسّطة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها، يجب أن يكون الحل التقني المُطابق للمواصفات والمُتطلبات غير قابل للتلاعب. يجب أن تتضمن أيضًا على آلية تكشف عن أي محاولات تلاعب قد يقوم بها المُستخدم أو أي طرف ثالث.

تخزين البيانات

ينبغي أن يتمكن الحل التقني المُطابق للمواصفات والمُتطلبات تصدير الفواتير المُصدرة وإشعارات الدائن أو المدين المرتبطة بها إلى نظام أرشفة خارجي لتمكين الخاضعين للضريبة من الامتثال لمُتطلبات التخزين. 

 يجب أن تحمل هذه الملفات المُصدرة مسميات مؤلفة من:

• رقم تسجيل ضريبة القيمة المُضافة
• تاريخ إصدار الفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها
• وقت إصدار الفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها
• الرقم المرجعي للفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها

رمز الاستجابة السريعة

رمز الاستجابة السريعة هو نوع من أنواع الباركود على شكل مصفوفة تتكون من نمط من المربعات السوداء والبيضاء ويمكن قراءته آليًا. يسهل رمز الاستجابة السريعة التحقق الأساسي من الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها. يجب أن يكون رمز الاستجابة السريعة متوفرًا بصيغة الفواتير الإلكترونية المقروءة بالطريقة الاعتيادية للتحقق من صحتها، يُعد أيضًا أحد الحقول الإلزامية في الفواتير الإلكترونية المُبسّطة. ينبغي أن يشتمل رمز الاستجابة السريعة المطبوع على الفاتورة الإلكترونية المُبسّطة على ما يلي:

• اسم المورّد
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المُضافة للمورّد
• الختم الزمني للفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها
• إجمالي الفاتورة وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها بما في ذلك ضريبة القيمة المُضافة
• إجمالي ضريبة القيمة المُضافة

  قد تفرض هيئة الزكاة والضرائب والجمارك مزيدًا من المتطلبات التقنية للفواتير الإلكترونية الإلزامية وإشعارات الدائن أو المدين المُتعلقة بها. ومع ذلك – اعتبارًا من الآن – يجب أن تتوافق الفواتير الإلكترونية والحل التقني للفواتير الإلكترونية مع المُتطلبات المذكورة أعلاه